プライバシーとCookie

情報を取り扱う主体

HMDS 2027組織委員会は参加登録やお問い合わせを取り扱います。入金を受け付ける協力先は、KaiLinksの名称で事業を行う米国ワイオミング州の有限責任会社KAILINKS LLCです。郵送先住所は30 N Gould St, Ste N, Sheridan, WY 82801, United Statesです。合意した条件に従って入金確認や返金を担当します。個人情報の取扱いに関する責任分担と国外での情報処理については、受付開始前に最終確認します。大学での開催という事実だけで、すべてのサービスの法的な運営主体が決まるわけではありません。

個人情報に関するご質問・ご依頼は、大会の連絡先または登録メールへの返信でお寄せください。パスワード、カード番号全桁、銀行のログイン情報や本人確認書類をメールで送らないでください。

HERO競技は別のサイトで

HERO競技のチーム登録・競技書類は、HERO公式サイトで管理します。HMDSフォームでは新規の競技登録情報を収集しません。HEROのプライバシー案内と参加条件をご確認ください。過去のHMDS予約に含まれる競技記録は、元の記録として保持します。

参加登録で取り扱う情報

受付開始後は、氏名、メールアドレス、所属、国、参加区分、参加する行事・追加項目、および該当するEasyChair論文番号を入力いただきます。同伴者の参加を選択した場合は、その方の氏名や所属情報も入力いただきます。協賛のお申し込みでは、組織名、担当者の連絡先、ご希望の内容や金額も取り扱います。

明細金額、予約番号、支払方法・状況、決済サービスの参照番号、案内・規約の確認日時と版、事務連絡メールの送信状況、運営担当者の操作履歴も記録します。EasyChairから論文や査読内容を自動取得するものではありません。同伴者の情報はご本人に説明した上で入力し、自由記入欄には機微な個人情報を記載しないでください。

利用目的

参加手続き、入金と予約の照合、登録内容の訂正・キャンセル対応、登録・入金に関するメール送信、お問い合わせ対応、必要な会計・セキュリティ記録のために利用する予定です。参加登録によって広告メールの配信リストに登録されることはありません。将来、任意の広報配信を行う場合は、参加登録とは別に選択できるようにする必要があります。

利用目的ごとの適用法令上の根拠は、受付開始前に最終版で明確にします。規約への同意や本案内の確認は、無関係な利用への包括的な同意を意味しません。

利用サービスと国外での取扱い

• Vercel：ウェブサイトの配信とサーバー側の参加登録処理。IPアドレスやリクエスト情報等の運用・セキュリティログが生成される場合があります。この版ではアクセス解析スクリプトを削除しています。
• Supabase：非公開の登録情報の保存と運営担当者の認証。承認された担当者のみGoogleでログインします。参加者のアカウント作成は不要です。Google認証では基本的な本人情報を使用し、GmailやDriveへのアクセスを求めません。
• Stripe：KaiLinksのカード決済を行う外部決済画面。カード情報はHMDSのフォームではなくStripeの画面に入力します。HMDS側ではカード番号全桁ではなく決済の参照情報・状態を保存します。
• Resend：参加登録・入金に関する事務連絡メールの送信。宛先、本文、送信記録等をサービス提供者が取り扱います。配信・トラッキング・保存の設定は受付開始前に確認が必要です。
• Cloudflare Turnstile：実際の登録フォームを有効にした際の不正な自動送信の防止。ブラウザーやネットワーク等の技術情報を取り扱います。Turnstileのプライバシーに関する追加説明をご参照ください。
• KaiLinks・銀行・Wise：振込入金の確認、支払管理、合意した返金の対応。振込画面の画像だけで入金確認済みとはしません。

これらのサービスでは日本国外で情報が処理される場合があります。保存地域、契約上の保護措置、受領主体および必要な説明や手続きは、受付開始前に関係機関と確認します。情報へのアクセスは担当業務に応じて制限し、協賛企業に参加者の連絡先を自動的に提供することはありません。

Cookieとブラウザー内の保存

この版では広告・アクセス解析のスクリプトを読み込みません。フォントも当サイトから配信します。ただし、機能のためのブラウザー内保存は使用します。下表はアプリケーションの実装に基づくもので、各サービスの動作すべてを保証するものではありません。

Google認証、Turnstileおよび外部の決済サービスは、それぞれ独自のCookie等を使用する場合があります。受付開始前に本番環境での動作確認が必要です。外部リンクを開くと、移動先のサービスが読み込まれます。一律の「Cookieに同意」ボタンは設けていません。今後、必須ではない保存やトラッキングを追加する場合は適用されるルールを確認し、必要な場合は同意前に読み込まないようにします。

保存した表示設定を消去

消去するのはテーマとアニメーションの設定のみです。予約のキャンセル、決済再開用の参照情報の消去、運営担当者のログアウトは行いません。

保存期間と削除

登録情報、未完了の申し込み、メール記録、運用ログおよびバックアップの最終的な保存期間は未承認です。KaiLinksの会計上の義務と適用法令をそれぞれ考慮する必要があります。保存期間と削除・バックアップの手順を確認するまで、お支払いは開始しません。法令上保存が必要な情報の即時削除を約束するものではありません。

お問い合わせ・ご依頼

ご自身の情報の確認、訂正、削除、利用目的や権利に関するご質問は事務局へご連絡ください。必要以上の書類を収集せず、ご本人の確認をお願いする場合があります。対応、法令上の例外、適切な相談先は適用法令と責任主体によって異なり、受付開始前に確定する必要があります。

安全管理とご注意

準備中のシステムでは、通信の暗号化、サーバー側での運営担当者の権限確認、非公開のデータベース、サーバーでの料金計算、検証済みの決済通知を使用します。リスクを減らすための対策であり、完全な安全性を保証するものではありません。求められた情報のみ入力し、予約メールを他人と共有せず、不審な支払案内は大会の連絡先へご確認ください。

キャンセル・返金規定は別の案内です。個人情報に関する依頼が、自動的な参加取消しや返金になるわけではありません。